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Es fácil ignorar el lado de los recursos humanos de su negocio cuando las cosas fluyen sin problemas. Después de todo, hay preocupaciones mucho más urgentes que nos molestan cada día. Las relaciones con los empleados pueden ser placenteras y gratificantes o requerir mucho tiempo y terrorífico, dependiendo de la situación.

Ser proactivo en el área de recursos humanos, reconocer y rectificar los errores de recursos humanos antes de que se conviertan en problemas serios, puede ahorrarle innumerables dolores de cabeza y proteger su negocio contra reclamaciones legales costosas.

Error de recursos humanos n. ° 1: manual anticuado del empleado

Todas las empresas, sin importar cuán pequeñas, deberían tener un  manual actualizado para los empleados . Si no pone por escrito lo más nuevo y lo que no debe hacer, está pidiendo problemas. Además, las leyes cambian, lo que puede alterar significativamente la aplicabilidad de sus políticas.

Incluso algunas páginas que describen el comportamiento aceptable y esperado proporciona a los empleados pautas tangibles. El manual del empleado debe actualizarse aproximadamente cada dos años, y todos los empleados deben firmar un formulario de reconocimiento que indique que recibieron la publicación y cumplirán con sus políticas.

Incluya información como la de su compañía:

  • código de Conducta
  • política de comunicaciones
  • política de no discriminación
  • compensación y beneficios
  • pautas de empleo y terminación

Error de recursos humanos n. ° 2: no documentar los problemas de rendimiento

Las políticas escritas y los procedimientos operativos estándar son los límites que rigen la conducta de los empleados. Cuando se produce una violación, debe documentarse con precisión y exhaustividad. Aunque puede parecer una pérdida de tiempo anotar en un archivo que alguien fue reprendido por repetidas tardanzas, es una evidencia importante que puede respaldar una decisión de  despedir a esa persona por un desempeño laboral insatisfactorio , por ejemplo.

Además, cuando una empresa es coherente en la aplicación de problemas de rendimiento, es más capaz de abordar posibles problemas legales que puedan surgir en el futuro, como un reclamo por discriminación.

Error de recursos humanos n. ° 3: archivos de empleados incompletos

Por razones de cumplimiento, es muy importante mantener registros de todos los documentos de personal adjuntos al historial de trabajo de sus empleados.

También es una buena práctica asegurarse de que se guarden los documentos adecuados en el archivo de rendimiento del empleado. Algunos documentos que contienen información personal, como formularios de licencia y discapacidad, deben guardarse en una carpeta separada ya que son de naturaleza personal y no son necesarios para administrar el desempeño de un empleado.

Es útil tener una carpeta para todos los I-9 válidos, que verifican la identidad del empleado y la elegibilidad laboral en los Estados Unidos. Deben ser de fácil acceso y actualizarse cuando sea necesario. Las multas pueden sumarse rápidamente si no puede presentar documentos actuales y precisos a petición del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE).

Y debido a la Ley de Responsabilidad y Portabilidad de Seguros Médicos (HIPAA, por sus siglas en inglés), también puede ser conveniente almacenar la información de beneficios relacionados con la salud y el bienestar de sus empleados por separado.

Error de recursos humanos # 4: contrataciones apresuradas y descripciones de trabajo inexactas

Los procesos acelerados de contratación y promoción pueden generar una serie de problemas para los empleadores. Antes de siquiera considerar contratar a alguien, tómese el tiempo para explicar exactamente por qué está contratando y qué habilidades son necesarias en el candidato ideal.

Unas pocas horas dedicadas a elaborar una descripción de trabajo sólida pueden evitar innumerables horas de problemas en el futuro. Por ejemplo, cuando reclutas un candidato, pueden tener habilidades impresionantes, pero ese conjunto de habilidades también debe abordar tus necesidades. Una descripción de trabajo detallada le ayuda a mantenerse enfocado en exactamente lo que necesita en un posible candidato.

Del mismo modo, las descripciones de trabajo son referencias importantes cuando un empleado solicita una modificación en su trabajo por razones médicas.

Digamos que uno de sus supervisores de almacén, John, está involucrado en un accidente y se rompe la pierna mientras está de vacaciones. Se recupera y vuelve al trabajo, pero no está físicamente capacitado para hacer el trabajo pesado que pudo antes. ¿Puede continuar en el mismo rol? Si es así, ¿necesita una modificación para ayudarlo a llevar a cabo sus deberes? Si no puede permanecer en el puesto, ¿cuáles son sus opciones? Para determinar eso, deberá participar en el proceso interactivo. El primer paso en este proceso implica revisar las funciones esenciales y marginales del trabajo, que deberían identificarse en la descripción de su puesto.

Entender exactamente qué se espera del empleado, incluyendo qué tareas del trabajo son esenciales y cuáles son marginales, puede simplificar un proceso de lo contrario engorroso al tratar con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA). También puede ayudar a identificar lo que una empresa puede proporcionar a los empleados en una situación como la de John.

Error de recursos humanos n. ° 5: Descuidar el entrenamiento

Tomarse el tiempo para capacitar a sus empleados es una inversión valiosa en el futuro de su negocio. Al incluir capacitación en el  proceso de incorporación , sus empleados pueden participar más plenamente y comprender cómo usar sus habilidades para obtener el mejor beneficio para su empresa.

Los empleadores que invierten tiempo en capacitación también obtienen beneficios indirectos de capacitación: empleados que sienten que son valiosos y capaces de hacer más por su organización.

Y recuerde, es importante que el desempeño del empleado, incluidas las habilidades y las áreas de oportunidad y crecimiento, se reflejen con precisión en sus revisiones de desempeño.

Error de recursos humanos # 6: políticas inadecuadas de recursos humanos

No pase por alto la importancia de una auditoría interna de recursos humanos. Reserve tiempo anualmente para asegurarse de que sus políticas de recursos humanos estén actualizadas y completas.

Por ejemplo, muchas empresas no incluyen una política de pago de vacaciones en sus manuales, o un proceso de reclamo o desastre y un plan de violencia en el lugar de trabajo para la organización. Esto crea situaciones en las que los empleados pueden abandonar con tiempo de vacaciones no utilizadas. Si no saben de antemano cómo se tratará ese tiempo, es probable que se quejen.

Además, a veces sucede lo impensable y ocurre un desastre. Al proporcionar pautas claras sobre cómo responder antes de un incidente, puede ayudar a minimizar el impacto que podría tener en sus empleados y su negocio.

Un plan bien pensado lo ayudará a protegerse a usted, a sus empleados y a sus clientes.

Considere estas preguntas al desarrollar su plan:

  • ¿Quién estará a cargo?
  • ¿Cuáles son sus respuestas preestablecidas?
  • ¿Te refugiarás en el lugar o evacuarás en ciertas situaciones?
  • ¿Tiene un lugar de reunión fuera del sitio para que la gente se reúna?
  • ¿Cómo se comunicará con sus empleados durante un desastre?

Tener políticas y planes para manejar eventos inesperados reduce el estrés, las responsabilidades y los costos para su negocio.

Error de recursos humanos n. ° 7: ignorancia del cumplimiento del empleo

Los gerentes deben dominar las leyes y regulaciones laborales. Además, deben tener acceso a un recurso que pueda mantenerlos actualizados en el cambiante entorno laboral.

Clasificar erróneamente a los empleados como contratistas independientes cuando no lo son, o como estar exentos de las horas extraordinarias cuando no deberían hacerlo, puede ser un descuido costoso. El incumplimiento de las regulaciones de OSHA (Administración de Seguridad y Salud Ocupacional) para su industria también puede generar multas severas.

La prevención es clave. Tómese el tiempo para identificar qué organismos reguladores rigen su industria y qué leyes se deben seguir.